L'utilizzo dei sistemi di videoconferenza, tra necessità e virtù

La ribalta dei sistemi di videoconferenza ha avuto inizio con l’emergenza Covid rivelandosi strumenti di supporto imprescindibili per il lavoro da remoto. Da una ricerca condotta da Grand View Research viene evidenziato un significativo incremento già nel periodo pre-pandemia facendo registrare nel 2017 un business attorno ai 3,4 miliardi di dollari, con una tendenza di crescita annuo pari al 9,2% in un arco temporale compreso tra il 2018 e 2025.

Stando alla ricerca, questo aumento della domanda di sistemi di videoconferenza è dipeso soprattutto dalla globalizzazione delle imprese e alla conseguente ramificazione del business oltre i propri confini nazionali che hanno reso sistematica l’adozione e la diffusione di nuovi modelli di collaborazione a distanza.

Come rilevato dall’Osservatorio Smart Working della School of Management (Img 1), durante la fase più acuta dell’emergenza, lo Smart working in Italia ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI per un totale 6.58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte rispetto ai 570 mila rilevati nel periodo precedente alla pandemia.

L'emergenza, un acceleratore speciale

L’emergenza, come sappiamo, ha accelerato la trasformazione dei modelli organizzativi, cosa che in tempi normali avrebbe richiesto anni, dimostrando che lo Smart Working può riguardare una platea potenzialmente molto ampia di lavoratori, a patto di digitalizzare i processi e dotare il personale di strumenti e competenze adeguate, come afferma Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’osservatorio Smart Working.

Questo nuovo paradigma necessità di porre più che mai le persone al centro, analizzando necessità ed esigenze in termini di piani formativi e strumenti che agevolino tale processo, ripensando a modalità di lavoro maggiormente flessibile e autonomo, verso una maggiore responsabilizzazione sui risultati e nuove modalità di collaboration inter ed extra-aziendale attraverso l’adozione di sistemi adeguati.

Se fino a qualche tempo fa, la videoconferenza era una tecnologia costosa utilizzata da grandi aziende oggi, può essere considerata uno strumento di comunicazione alla portata di tutti, in grado di abbattere i costi, incrementare la produttività e riprodurre le dinamiche collaborative nel team di lavoro.

Da questa analisi emerge una reazione causale -seppur positiva - che ha condotto molte realtà ad accogliere un cambiamento epocale rapido e sostanziale. A tal proposito, di seguito riportiamo i dati forniti da alcuni studi che testimoniano esperienze  sgnificative circa la riorganizzazione del lavoro da remoto.

Dal sondaggio del Boston Consulting Group emerge che il 75% degli intervistati si sentiva come se avesse mantenuto - o addirittura - incrementato la propria produttività durante il lavoro a distanza. Questa tendenza in positivo, è in parte dovuta alla comodità e all'efficienza delle conferenze virtuali e delle videochiamate.

Dai dati diffusi da Buffer, il 44% dei dipendenti afferma che almeno alcuni membri dei propri team, lavorano da remoto a tempo pieno e che la videoconferenza consente una collaborazione approfondita e in tempo reale in grado di sostenere il lavoro remoto esteso.

Secondo CoSo Cloud, il 77% dei lavoratori da remoto conferma di essere più produttivo quando lavora da casa. Meno distrazioni oltre  alla possibilità di interagire facilmente con colleghi e clienti tramite software di videoconferenza.

Oltre l'80% dei lavoratori afferma inoltre che il lavoro a distanza, con software di web conferencing e soluzioni di videoconferenza per la comunicazione in tempo reale, ha aumentato la propria soddisfazione sul lavoro. La giusta piattaforma di videoconferenza per la collaborazione può fare la differenza aiutando a trovare un equilibrio tra produttività e soddisfazione personale. (Velocity Global)

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Sicurezza informatica, prima di tutto

Se da un lato i sistemi di videoconferenza sono diventati sempre più diffusi a fronte di una proposta sul mercato molto ampia -  talvolta proponendo soluzioni ad uso gratuito- dall’altro emerge con forza la necessità di utilizzare sistemi in grado di garantire un adeguato livello di tutela della privacy.

Se lavorando “in residenza” i dati risultano protetti e tutelati all’interno delle aziende, con il diffondersi del lavoro da remoto e con l’ampio utilizzo di reti casalinghe, prive di un adeguato livello di protezione aziendale, il tema della sicurezza è fortemente messo a rischio.

L’utilizzo di sistemi di videoconferenza professionali garantisce che i flussi di comunicazione siano al sicuro, questo è uno dei motivi per cui è fondamentale affidarsi a sistemi adatti.

La sicurezza non riguarda solo le reti informatiche, ma anche dispositivi aziendali stessi: nel passaggio al lavoro da remoto, molti dispositivi sono arrivati già compromessi sul piano informatico, come i computer hackerati a causa della connessione alle reti domestiche, mettendo così a rischio le organizzazioni.

Nei sistemi di videoconferenza non professionali, può succedere che la comunicazione non sia criptata adeguatamente con conseguenti rischi di sicurezza. Certe piattaforme sono più vulnerabili e non escludono il rischio che utenti terzi possano accedere senza invito ad una conversazione.

L’affidabilità di un servizio di videoconferenza si misura in base alla sua garanzia di sicurezza preservando i dati dei partecipanti grazie a protocolli privacy compliant.

La videoconferenza può davvero aiutare le organizzazioni  agevolando i flussi di lavoro, ottimizzando i costi di trasferta e  consentendo alle persone di scambiare facilmente idee e informazioni da qualsiasi distanza, ma è fondamentale assicurarsi di utilizzare sistemi in grado di garantire alti standard di sicurezza capaci di tutelare le organizzazioni e i suoi dipendenti.

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